Tagarchief: interactie tijdens je presentatie

Vragen stellen en vragen laten stellen!

Interactief presenteren


Interactief presenteren, dat werkt.

Veel presentaties bestaan vooral uit zenden. Dat is een slechte communicatiestrategie. Je kiepert hup je verhaal over de muur en klaar is Kees. Checken of een ontvanger je kan verstaan, dat is wel het minste wat je moet doen. En hier begint de interactie al. Kunt u mij verstaan? Wilt u mij verstaan? Begrijpt u mij? Voortdurend checken doen we in een gewoon gesprek ook constant.

Communicatie is het scheppen van gemeenschappelijke betekenis. Deze definitie komt van hoogleraar communicatie Gisela Redeker. Gemeenschappelijke betekenis, zodat we beiden hetzelfde zien / denken en dat ook van elkaar weten. Hoe weet je dat? Opnieuw moet je het checken, dan pas kun je vaststellen dat die ander jouw beeld net zo ziet. Of (nog) niet. Je moet kennis, meningen en overwegingen rond laten gaan, dan pas zie je wat er is aan gemeenschappelijke betekenis. Samen delen is samen spelen.

Van push naar pull

Zenden werkt slecht, vooral omdat je geen gelijk speelveld maakt, maar ook omdat je in je hoofd belandt in plaats van in het contact met de ander. Hierdoor kan je verhaal rakelings langs scheren zonder iemand te raken. Zenden is ‘push’. Pushen werkt niet, het is al snel opdringerig. Bij ‘pull’ wil men het van je horen. Het antwoord op het zendprobleem is interactief presenteren. Vragen stellen en vragen laten stellen. Van push naar pull. Dat werkt!

Vragen stellen is belangstelling tonen voor de ander, de ander respecteren en waarderen en jij kunt er wat van leren. Je moet natuurlijk wel naar de antwoorden luisteren. Leraar en leerling / zender en ontvanger zijn gelijkwaardig en leren van elkaar. Dat klinkt al een beetje als samen delen / spelen. Wat voor vragen kun je stellen? Open vragen vooral. Om de eerste schapen over de dam te krijgen misschien eerst een paar gesloten vragen zoals ‘Wie herkent dit?’ ‘Bent u voor of tegen?’  Open vragen: ‘Wat vindt u van dit onderwerp?’ ‘Hoe denkt u erover?’ Luisteren, herhalen voor de hele zaal, afsluiten met de vraagsteller en dan het volgende antwoord oppakken, herhalen en afsluiten. Doordat jij vragen stelt, sta je de zaal toe ook vragen te stellen en dan zijn we waar je wilt zijn: vragen vanuit de zaal.

Vragen laten stellen is een geweldige manier van presenteren. Jouw zenderdeel beperkt zich tot een absoluut minimale toelichting op het onderwerp en vervolgens nodig je je publiek uit om vragen over het onderwerp te stellen. ‘Ik weet heel veel van ….., wie wil er iets over vragen?’

Je helpt je publiek op gang door bijvoorbeeld te zeggen: ‘je kunt dit historisch bekijken, of economisch, of op meta-niveau. De vragen die dan komen, volgen elkaar vrij logisch op. Je kunt het voorbereiden door van tevoren een paar mensen uit te nodigen om straks een vraag te stellen. En een keer hardop oefenen van te voren. Dat helpt mij altijd weer enorm.

Bij de beantwoording van vragen uit het publiek gelden twee regels.

1 Herhaal de vraag! Dat is om meerdere redenen.

A: Dikke kans dat niet iedereen een vraag van linksachter goed verstaat.
B: Je haalt mogelijk meteen misverstanden uit de lucht, omdat jij de vraag niet goed hebt gehoord of begrepen.
C: Door het herhalen en checken met de vragensteller knikt deze ja. Hij of zij bevestigt je. De herhaling klopt, dit is wat de vragensteller wil weten. Hiermee kun je het afsluiten en kun je je weer tot alle aanwezigen richten. Door dit herhalen en afsluiten met de vragensteller voorkom je een dialoog waarbij andere aanwezigen afhaken.

2 Hou het kort en krachtig. Geen kennis gaan spuien, maar de vraag beantwoorden. Leveren wat de klant vraagt en als bonus een fractie meer. Door het kort te houden kunnen er meer mensen vragen stellen. Vragenstellers doen mee, het zijn je ambassadeurs, ze zijn betrokken en komen na afloop vaak nog even bedanken.

Vragen laten stellen verlost je van een moeizame zendpartij, het gaat gemakkelijk, is levendig en het levert precies op wat je publiek over je onderwerp wil weten. Wel moet je het nog steeds / altijd weer goed voorbereiden, zodat je echt toegevoegde waarde kunt leveren.

Experimenteer met interactief presenteren en laat je verrassen door het geweldige resultaat.

 

 

Iedere negentig seconde even checken: bent u er nog?

Communicatie-check. Ook tijdens je presentatie.


Wat doe jij aan communicatie-checks in je presentatie?

In een alledaags gesprek tussen twee bekenden checken we iedere negentig seconden of we de ander goed begrijpen. Dit doen we met een simpel ‘huh’, of een van de talloze varianten zoals wanneer, of hoe? Iedere negentig seconden, in alle talen, bij alle mensen, wereldwijd. Wist u dat?

Dit communicatie-check patroon is onlangs ontdekt door Marcel Dingemanse c.s. van het Max Planck Instituut van de Radboud Universiteit in Nijmegen. De huh vraag blijkt een fundamenteel onderdeel van de permanente feedback-loop tussen zender en ontvanger. Op dit ‘huh’ reageren is vervolgens een voorwaarde voor de continuïteit van de communicatie. Klinkt logisch, toch?

Iedere negentig seconden is blijkbaar de optimale frequentie om goed af te stemmen. Zo vaak? En als je mailt? Als je roeptoetert in je presentatie? Als je instructies geeft? Als er vreemden naar je luisteren? Hoeveel ‘huh’ s beantwoord je dan? Hoe vaak check jij of je communicatie werkt? Als je vooral druk bent met je inhoud of je sheets, dan heb je veel te weinig tijd voor communicatie-checks. Luisteren er dertig mensen, dan is gemiddeld iedere drie seconde iemand in de ‘huh’ fase. Als je hier niet op reageert, dan haakt een luisteraar langzaam maar zeker, of zelfs snel en onmiddellijk af.

Dit was een schok voor mij. Zo vaak? Is het eenzijdig zenden van informatie dus vrijwel onmogelijk? Ik wist al allerlei redenen om interactief te presenteren, en nu komt dit er bij. De noodzaak om optimaal samen te spelen met je publiek blijkt overduidelijk.

Er gaat best veel communicatie goed in de wereld, dus blijkbaar is het spel te leren en het is bovendien heel fijn. In feite moet je voortdurend samenvatten, illustreren en vragen stellen. Begrijpt u mij? Iedereen de ruimte geven om te reageren, stimuleren dat er vragen worden gesteld. Domme vragen bestaan niet. Lastige wel trouwens. Dus je moet echt oefenen om goed met vragen om te gaan.

Wat kun je doen qua communicatie-check?

1 Blijf altijd in contact met je ontvanger(s)
Aankijken is cruciaal. Contact houden, dan kun je zien of die ander afhaakt. Je kunt het voelen en horen. Als je naar je sheets kijkt, of druk bent in je hoofd, of op een papier naar je content zoekt, dan ben je al uit het samenspel met je luisteraars en uit het contact. Alleen een professional kan een goed geschreven tekst goed voorlezen.

2 Vat om de haverklap samen, of laat iemand anders dat doen.
Als je een ander laat samenvatten, krijg je meteen een spiegel terug. Is het overgekomen? een mooie communicatie-check. Samenvatten zorgt ook voor rust. Herhalen is gewoon belangrijk. Te veel nieuwe informatie zorgt voor onrust.

3 Stel vragen en laat vragen stellen.
Dit zijn echt zaken die je moet oefenen op een training. Je kunt leren om de draad vast te houden en de regie niet kwijt te raken. Je kunt leren om niet in de verdediging te schieten of in oeverloze discussies te belanden. Je kunt leren om de vraag zo te herhalen dat het voor iedereen interessant blijft en je niet in een dialoog met een enkeling belandt.

4 Ga empathisch luisteren.
Luisteren vanuit je intentie, zo je wilt vanuit je hart, hier gaat het om. Niet luisteren om de slimste of de scherpste te zijn. Daarmee krijg je misschien de lachers op je hand, maar je communicatie check je niet, je verbetert ook niets, integendeel, de boel gaat alleen maar escaleren.

5 Erken dat je maar weinig weet en dat je regelmatig ongelijk hebt.
Hiermee sta je kritiek toe en voorkom je ja-knikkers. Zo werk je aan een klimaat waar mensen met elkaar gaan overleggen en elkaar gaan helpen. Bij mij helpt het nederige besef dat we slechts 4,6% van alle materie kennen, de overige 95,4% daar hebben we (nog) geen idee van.

6 Zorg voor 2/3 gemeenschappelijkheid en 1/3 volgende stap.
Even naar de definitie van communicatie die ik ook hanteer, afkomstig van Gisela Redeker, hoogleraar aan de R.U.G.: communicatie is het scheppen van gemeenschappelijke betekenis. Nog een keer: communicatie is het scheppen van gemeenschappelijke betekenis.  Dit scheppen, creëren, moet ter plekke gebeuren, zender en ontvanger(s) moeten dat samen doen. Samen willen doen, ook dat. Echte communicatie is heel constructief, heel verbindend. Het is bevestigen, erkennen, waarderen van de luisteraar, de ontvanger, jou als lezer. Samen herkennen.

Zenden werkt alleen als je echt voortdurend aan het checken bent of je nog wel samen op dezelfde reis bent en samen geniet. Als dat zo is, dan kun je weer samen een volgende stap maken.