Online presenteren: 7 sleutels voor succes en 3 valkuilen

Online meetings faciliteren en online presenteren is in feite een nieuw vak. Als we hier iets over geleerd hebben de afgelopen jaren is het dat online je verhaal overbrengen echt lastiger is. Gelukkig kun je met wat slimme aanpassingen ook online interactief en pakkend presenteren. 

In dit artikel delen we 7 sleutels om van jouw online presentatie een succes te maken. Daarnaast bekijken we 3 valkuilen waar je voor wilt oppassen. Mocht je veel spanning ervaren bij (online) presenteren, bekijk dan ook ons artikel over spreekangst.

7 tips voor succesvol online presenteren

Tip 1 – Technieken

Stel jezelf de volgende vragen:

• Is het doel van iedere technische interventie helder?
• Weet je zeker dat je niet zonder deze technische interventie kunt?
• Heb je de benodigde technieken gecheckt? Geluid? Beeld? Linkjes?
• Is de vorm van de technische onderdelen passend?
• Beheers je de techniek voldoende?
• Klopt de vormgeving?

Tip 2 – Reduceren van afleidingen bij online presenteren

Je kunt de volgende zaken checken:

• Kun je het komende uur echt hier zijn? (Deur dicht, telefoon op stil, mailmeldingen uit). Geldt dit ook voor je publiek?
• Hoe ben je in beeld?
  • Staat je camera op ooghoogte?
  • Is er voldoende licht?
  • Wat is de achtergrond die je publiek ziet?
• Zijn er afleidingen bij de deelnemers te verwachten waar je rekening mee kunt houden?
• Zijn er afleidingen bij jou als presentator waar je publiek rekening mee kan houden?
• Hoe ga je om met de chat? Benoem dit expliciet. Een chat kan heel ondersteunend werken, maar ook afleiden. 

Tip 3 – Veilige setting

Online je verhaal doen lijkt veiliger, maar is het eigenlijk niet. Ons brein checkt per definitie constant de veiligheid. “Kan ik ontspannen of moet ik op mijn hoede zijn?” Zolang we hiermee bezig zijn, kunnen we niet werkelijk luisteren. Dit proces is offline al lastig maar online nog ingewikkelder. 

Als spreker zelf hebben we de neiging om snel de inhoud in te duiken.  De focus hierop geeft ook een veilig gevoel. Daarvan weet je zeker dat die klopt. Maar deze focus zorgt niet voor de verbinding waar we zo naar verlangen. En zonder die verbinding staat je publiek niet open voor je verhaal. 

Hoe kun je meer veiligheid organiseren?

• Zet humor en professionele liefde in, maak het leuk en lach!
• Maak grapjes over jezelf, neem jezelf niet te serieus. Zo ontspan jij en daarmee ook je publiek.
• Mensen haken aan op inspiratie in plaats van op verkooppraatjes.
• Geef heldere kaders:
  • Doel van de bijeenkomst
  • Opzet en structuur
  • Pauzes
  • Kaders
• Schrijf voor jezelf een script. Denk hierbij aan de kernboodschap en verhalen in de vorm van een mindmap. Maak eventueel een ‘draaiboekje’
• Benoem wat je doet. Hoe explicieter, hoe beter.
• Durf te regisseren. Dit betekent ook onderbreken als het langdradig wordt.
• Gebruik een timer als je mensen aan het werk zet. Op je telefoon of online. 
• Controleer regelmatig of iedereen nog aan boord is.
• Doe aan het begin bij de binnenkomst een korte ronde om met iedereen te praten. Zoals: “Hoe zit je erbij?” of “Waar zit je?”
• Denk na over het gebruik van mute. Kleine groep? Dan hoeven niet alle microfoons uit. Dat haalt weer een drempel weg.
• Denk na over hoe mensen elkaar zien. Speakersview is rustiger als iemand lang aan het woord is. Galleryview geeft meer overzicht bij interactie.
• Werk zo vaak mogelijk in kleinere groepen zoals break-out rooms.

Tip 4 – Storytelling

Verhalen zijn goud in je presentatie. Ze zorgen er voor dat mensen ook voelen wat je zegt. Het helpt mensen de inhoud te onthouden. Verhalen verbinden. 

 Denk bij het inzetten van verhalen aan:

• Welk verhaal ondersteund mijn presentatie?
• Hoe verzamel ik meer verhalen?
• Met wie ga ik mijn verhaal vooraf oefenen?
• Welke metaforen kan ik gebruiken?

Tip 5 – Aandacht voor het lichaam

Je wilt mensen raken. Want gevoel blijft hangen. Op die manier kan de informatie die je wilt delen indalen. Besteed daarom ook aandacht aan hoe jijzelf en je publiek erbij zit.  Als we het lijf niet mee nemen, kan het hart niet geraakt worden. Er is dan te weinig concentratie of focus en al helemaal geen beleving. 

Aandacht hebben voor je lichaam draag je uit. Dit zorgt dat mensen jouw presentatie als onderscheidend ervaren. Dat mensen echt luisteren. Als de presentatie belangrijk voor je is, kun je hier echt aandacht aan besteden. Je publiek zal het onbewust merken en waarderen. 

Geef aandacht aan het lichaam:

• Sta je of zit je? En waar zit jouw energie? 
• Warm je lijf goed op.
• Hoe klinkt je stem? En waar zit je ademhaling? 
• Voel je je rug? En staan je voeten stevig op de grond?
• Kun je waarnemen hoe het met de energie van je publiek zit?
• Heb je energizers achter de hand als de energie te laag zit?

Tip 6 – Interactie met je publiek

Je publiek betrekken bij je verhaal, doe je door voor interactie te zorgen. Op die manier activeer je mensen en zorg je dat er uitwisseling ontstaat. Hoe meer, hoe beter. 

Zorg voor tempo. Want online is onze spanningsboog korter. Alleen zenden en aan het einde vragen of er nog vragen zijn, dat werkt niet. Vraag ook tussendoor om input. Zo blijft je publiek actief. 

Waar kun je op letten? 

• Vragen voorbereiden die jij aan je publiek kunt stellen. Denk vooraf na over de formulering:
  • Open/ gesloten vragen?
  • Vragen die uitnodigen tot verhalen?
  • Vragen die aanzetten tot nadenken?
  • Online tools: Hoe simpeler, hoe echter de interactie. 
• Is je verhaal voor jou zo helder dat er ruimte is om goed te observeren? En om te improviseren?
• Zijn er grapjes die je kunt maken? Natuurlijk zijn we niet allemaal cabaretiers, maar lachen verbindt. 
• Denk aan kleine opdrachtjes/oefeningen die je je publiek kunt geven? 
• Heb je tijd ingebouwd om dingen op te schrijven? Sommige mensen schrijven liever eerst, voordat ze reageren. 
• Ken je namen, zodat je mensen bij naam kunt noemen?
• Kun je verhalen gebruiken vanuit je publiek?
• Geef ruimte voor reacties uit je publiek.
• Schakel over van luisteren naar praten en terug. Vraag hierbij expliciet om input: gebruik chat, de hands-up functie. 
• Gebruik fysieke oefeningen. Haal mensen van hun stoelen af! Het activeert je brein en houdt je energie op peil. Spannend is het wel maar het werkt écht! 

Tip 7 – Contactmomenten bij online presenteren

Maak meer dan ooit gebruik van aandacht voor- en achteraf. Op die manier compenseer je dat online de focus beperkt is.

Benut de mogelijkheden vanaf de aankondiging tot het laatste contactmoment. Een optie is om vooraf aan je presentatie informatie te sturen. Een paper. Werkboek. Presentatie. Filmpje. Webinar. Of iets vermakelijks. Een kopje thee. Een spelletje. Een chocolaatje. Je kunt het zo gek niet bedenken, zolang het je boodschap ondersteunt. 

Ook achteraf kun je informatie sturen. zodat mensen voor de informatie niet alleen afhankelijk zijn van deze presentatie zelf. Een uitgewerkte chat. Een test. Een evaluatie. Een bedankje. Een herinnering. Je verlicht hiermee ook de informatiedruk tijdens je presentatie zelf. Zo kun je je op dat moment richten op verbinding. Dat is de werkelijke meerwaarde van jouw presentatie. 

 Denk bij contactmomenten voor- en achteraf aan:

• Heb je (e-mail)adressen? 
• Op welke manier kun je mensen van te voren van informatie voorzien?
• Heb je een hand-out/filmpjes/werkboek die je kunt versturen?
• Kun je iets leuks opsturen? Of iets lekkers?
• Kun je een persoonlijke boodschap toevoegen?
• Wat kun je nasturen?
• Wat kun je achteraf nog meer doen? 

Valkuilen bij online presenteren

Als je de zeven sleutels hebt gecheckt, sta je nog altijd voor de drie grootste uitdagingen van online presenteren. Hoe hou je het ook nog een beetje leuk? Wat zorgt voor energie in je presentatie? En hoe zorg je voor flow in je verhaal?

Valkuil 1 – Een saai verhaal

Plezier is een belangrijke voorwaarde om te leren. Niet voor niets heet onze soort de homo sapiens. De spelende mens. Kinderen leren door te spelen. En grote mensen het liefste ook. 

Maar als volwassen professional moeten we alles wel serieus nemen. Online presentaties moeten vooral efficiënt zijn. Toch? Spelen doen we in het weekend weer… 

Het vraagt dus nogal wat om je publiek plezier te laten beleven in je online presentatie. Als je dat echter lukt dan ben je ‘spekkoper’. 

Wat draagt bij aan plezier?

• Heb jij er zelf plezier in?
• Is er voldoende ruimte in de tijd om plezier te maken? Bijvoorbeeld om verhalen te vertellen?
• Kun je een spelletje doen met je publiek? Fictief tikkertje, overgooien, elkaars virtuele rug masseren of iets anders grappigs?
• Bewegen geeft al snel plezier. Hoe kun je je publiek laten bewegen? 
• Werkelijk contact geeft ook plezier. Kun je de groep in kleinere groepen een opdracht geven?
• Zijn er verrassende werkvormen die je kunt toepassen? Een tekening laten maken bijvoorbeeld? 
• Wat kun jij zelf bedenken dat je kunt doen voor en met jouw publiek om wat plezier in je presentatie te brengen?

Valkuil 2 – Energieslurper

Hoe beheer je het energieniveau?

• Beheer je eigen energie. Plak niet te veel op je scherm. Zit stevig in je stoel met je voeten op de grond. Adem langzaam in en uit. De valkuil is dat je naar het scherm toe leunt om meer contact te creëren, maar dat is energieverslindend.
• Werk niet te hard! Vertrouw op het programma, het proces en de deelnemers. Je bent goed voorbereid en het komt wel goed.
• Heb plezier! Vind een manier om er lol in te hebben. Dit heeft invloed op de hele meeting.
• Geniet van wat je doet! Je communiceert je energie via het computerscherm.

Valkuil 3 – Een verhaal zonder flow

Het succes van online presenteren hangt samen met de aandacht vasthouden van je publiek. Hoe meer focus, hoe beter jouw boodschap overkomt. 

Focus heeft te maken met flow. Zit er een natuurlijke stroom in jouw presentatie? En kunnen luisteraars opgaan in je verhaal en daag je ze uit om iets nieuws te leren? 

Zo zorg je voor flow in je presentatie:

• Wees duidelijk over je onderwerp. Een ding tegelijk.
• Creëer een duidelijk begin en een duidelijk einde.
• Laat mensen oefenen. En stop daarbij niet te veel in één oefening. Zo neem je mensen stap voor stap mee in je verhaal.
• Wees moedig in het volgen van je planning. Want dit verhoogt je geloofwaardigheid. Het geeft mensen een veilig gevoel en zorgt voor betrokkenheid. 
• Gebruik de taal van je deelnemers. Ze moeten voelen dat je verhaal voor hen is.
• Is er tijd om na te denken over wat je vertelt? En om deze info te integreren? Dit creëer je bijvoorbeeld door een korte schrijfopdracht.
• Stel je publiek vragen. Geef mensen de tijd om na te denken. En word zelf niet nerveus als het even duurt.
• Geef mensen tijd om over hun eigen situatie na te denken. Wat levert het me tot nu toe op? Wat wil ik bereiken met deze ontmoeting?

Online training: Online presenteren

Wij bieden bij Speechen.nl een workshop ‘Online meetings met impact’ speciaal voor bedrijven. Een training om met het hele team online goed voor de dag te komen.

Na deze workshop hebben jouw online presentaties en die van je collega’s een natuurlijke flow. Je leert hoe je interactie kunt toepassen en de aandacht van je publiek kunt vasthouden. Zo zorg je voor meer plezier en effectiviteit in jullie online meetings. Jouw online presentaties zijn aantrekkelijk voor je publiek en geven energie. Je weet mensen te raken.