Planning van uw presentatie

Uw presentatie zorgvuldig en optimaal voorbereiden.

Deze pagina bevat een uitgebreide planning voor een bijeenkomst. Dit kan een congres, een seminar, een productpresentatie of een bedrijfsmanifestatie zijn. Het geeft u een algemeen houvast van allereerste plan tot de happening zelf.
Iedere situatie is anders, dus pas het draaiboek naar eigen inzicht aan. Hier heeft u een begin!
De rode tekst (onderaan, vanaf een paar weken van tevoren) is specifiek voor de spreker.
Om uw voordracht nog beter voor te bereiden, kunt u ook het handboek ‘Presenteren is een feest’ lezen.
Succes! Trainer Roeland Schweitzer

3 maanden van tevoren
  • Concept en doel van de bijeenkomst vaststellen.
  • To-do-lijst en planning maken.
  • Checken of alle spelers kunnen.
  • Globaal financieel plan opstellen / afspraken maken.
  • Zaal en datum vastleggen.
  • Basistekst maken over doel, doelgroep, inhoud en opzet.
  • Sleutelfiguren uitnodigen / informeren / om feedback vragen.
  • Uitnodiging ontwikkelen, inclusief website.
  • Opstellen en verzenden persberichten.
  • Altijd nuttig: presentatietraining volgen. Nu inschrijven.
  • Eerste go/no go punt.
2 maanden
  • Feedback en voortschrijdend inzicht analyseren.
  • Basistekst over de bijeenkomst optimaliseren.
  • Reminder naar keyfiguren en spelers.
  • Draaiboek voor het evenement zelf maken.
  • Go/no go beslissing.
  • Uitnodigingen versturen.
  • Persberichten opvolgen.
6 weken
  • Eerste respons op de uitnodiging inschatten.
  • Eventuele aanvullende acties, verbreding doelgroep.
  • Zaal checken.
  • Financiën aanpassen op verwachting.
  • Sleutelfiguren extra informeren over ontwikkeling.
  • Nieuwe persberichten verzenden.
4 weken
  • Belangstelling voor evenement evalueren.
  • Definiteve go/no go beslissing.
  • Bijeenkomst met sprekers om onderling af te stemmen.
  • Verslag van deze bijeenkomst nasturen.
  • Bevestiging zaal.
3 weken
    • Bevestigingen naar alle betrokkenen versturen.
    • Draaiboek optimaliseren.
    • Spreker start met inlezen, verzamelen materiaal.
  • Spreker formuleert kernboodschap en stemt deze af met betrokkenen.
  • Bedenken metafoor, beeld dat de lading dekt en titel.
  • Spreker maakt mindmap over voordracht.
  • Eventueel plannen voorbezoek aan zaal.
  • Spreker denkt na over zijn of haar presentatie.
    Dit kan onder meer aan de hand van het Sprankmodel.
2 weken
    • Bevestigen aan alle bezoekers. Route, kaartje, parkeren, tijden.
    • Opzet hand-out (na afloop uitdelen!) in elkaar zetten.
  • Inventariseren wat er aan techniek nodig is en organiseren.
  • Checken of er geen onduidelijheden meer zijn.
1 week
    • Boswandeling of zoiets om je presentatie in jezelf te repeteren.
  • Anekdotes en eigen ervaringen toevoegen.
  • Proefpresentatie / generale repetitie in kleine kring.
  • Hand-out klaar.
  • Wie gaat u bedanken en hoe? Cadeaus kopen.
3 dagen
    • Spreker maakt nog eens nieuwe mindmap.
  • Spreker leest laatste actuele informatie.
  • Spreker legt alle relevante materialen klaar.
1 dag van tevoren
    • Spreker neemt verhaal nog één keer door.
  • Check alle data, check hand-out.
  • Lijst met wat u precies wilt meenemen.
Op de dag zelf
    • Stemoefeningen en fysieke warming-up.
  • Zorg voor ontspannen conditie, nog even wandelen bijvoorbeeld.
  • Waarom ben je ook al weer blij met dit verhaal en enthousiast?
  • Bloemen voor gasten.
Circa 3 uur van tevoren
    • Spreker staakt andere activiteiten en pakt spullen in.
  • Stemoefeningen tijdens reis
  • Zaal optimaliseren, opstelling stoelen, tafels, podium. microfoon
1 uur van tevoren
    • Spreker is al in de zaal. Rustig acclimatiseren.
  • Definitief onderzoek podium, techniek, geluid, sfeer.
  • Bloemen, cadeaus, enzovoorts klaarzetten.
  • Nog even doorlopen programma met betrokkenen, puntjes op de i.
  • Elkaar goede bijeenkomst toewensen.
  • Verwelkomen gasten.
10 minuten van tevoren
    • Telefoon uit.
  • Alles klaar.
  • Schouders ontspannen.
  • Glaasje water.
2 minuten van tevoren
    • Bewuste ademhaling, laag en rustig.
  • Zitten eerste rijen al vol? Stuur mensen naar voren.
  • Aarden. Bewust je hele lichaam en vooral je voeten voelen.
  • Kernboodschap in jezelf herhalen. Wat is je titel?
10 seconden van tevoren
    • Zelfbewust, rustig naar je plek als spreker lopen.
  • Stil zijn en blijven, totdat de zaal stil is.
Go
    • Een glimlach voor de dag toveren, iets positiefs zeggen.
  • Welkom, dit is het beste wat ik nu te bieden heb.
  • Indien niet vol, dan eerst de voorste rijen vullen.
  • IJsbreker, mooi verhaal, pareltje dat de sfeer bepaalt.
  • Kernboodschap.
  • Anekdotes / eigen ervaring / bewijsvoering.
Slot
    • Samenvatting evenement.
  • Kernboodschap herhalen.
  • Dankwoord, bloemen én en het applaus (?) waarderen!
Na afloop
  • Zo snel mogelijk aantekeningen maken. Wat kan beter?