Iedere negentig seconde blijkt optimaal

Communicatie-check. Ook tijdens je presentatie.

Wat doe jij aan communicatie-checks in je presentatie?

In een alledaags gesprek tussen twee bekenden checken we iedere negentig seconden of we de ander goed begrijpen. Dit doen we met een simpel ‘huh’, of een van de talloze varianten zoals wanneer, of hoe? Iedere negentig seconden, in alle talen, bij alle mensen, wereldwijd. Wist u dat?

Dit communicatie-check patroon is onlangs ontdekt door Marcel Dingemanse c.s. van het Max Planck Instituut van de Radboud Universiteit in Nijmegen. De huh vraag blijkt een fundamenteel onderdeel van de permanente feedback-loop tussen zender en ontvanger. Op dit ‘huh’ reageren is vervolgens een voorwaarde voor de continuïteit van de communicatie. Klinkt logisch, toch?

Iedere negentig seconden is blijkbaar de optimale frequentie om goed af te stemmen. Zo vaak? En als je mailt? Als je roeptoetert in je presentatie? Als je instructies geeft? Als er vreemden naar je luisteren? Hoeveel ‘huh’ s beantwoord je dan? Hoe vaak check jij of je communicatie werkt? Als je vooral druk bent met je inhoud of je sheets, dan heb je veel te weinig tijd voor communicatie-checks. Luisteren er dertig mensen, dan is gemiddeld iedere drie seconde iemand in de ‘huh’ fase. Als je hier niet op reageert, dan haakt een luisteraar langzaam maar zeker, of zelfs snel en onmiddellijk af.

Dit was een schok voor mij. Zo vaak? Is het eenzijdig zenden van informatie dus vrijwel onmogelijk? Ik wist al allerlei redenen om interactief te presenteren, en nu komt dit er bij. De noodzaak om optimaal samen te spelen met je publiek blijkt overduidelijk.

Er gaat best veel communicatie goed in de wereld, dus blijkbaar is het spel te leren en het is bovendien heel fijn. In feite moet je voortdurend samenvatten, illustreren en vragen stellen. Begrijpt u mij? Iedereen de ruimte geven om te reageren, stimuleren dat er vragen worden gesteld. Domme vragen bestaan niet. Lastige wel trouwens. Dus je moet echt oefenen om goed met vragen om te gaan.

Wat kun je doen?

1 Blijf altijd in contact met je ontvanger(s)
Aankijken is cruciaal. Contact houden, dan kun je zien of die ander afhaakt. Je kunt het voelen en horen. Als je naar je sheets kijkt, of in je hoofd of op een papier naar je content zoekt, dan ben je al uit het samenspel met je luisteraars en uit het contact. Alleen een professional kan een goed geschreven tekst goed voorlezen.

2 Vat om de haverklap samen, of laat iemand anders dat doen.
Als je een ander laat samenvatten, krijg je meteen een spiegel terug. Is het overgekomen? Samenvatten zorgt ook voor rust. Herhalen is gewoon belangrijk. Te veel nieuwe informatie zorgt voor onrust.

3 Stel vragen en laat vragen stellen.
Dit zijn echt zaken die je moet oefenen op een training. Je kunt leren om de draad vast te houden en de regie niet kwijt te raken. Je kunt leren om niet in de verdediging te schieten of in oeverloze discussies te belanden. Je kunt leren om de vraag zo te herhalen dat het voor iedereen interessant blijft en je niet in een dialoog met een enkeling belandt.

4 Ga empathisch luisteren.
Luisteren vanuit je intentie, zo je wilt vanuit je hart, hier gaat het om. Niet luisteren om de slimste of de scherpste te zijn. Daarmee krijg je misschien de lachers op je hand, maar je communicatie check je niet, je verbetert ook niets, integendeel, de boel gaat alleen maar escaleren.

5 Erken dat je maar weinig weet en dat je regelmatig ongelijk hebt.
Hiermee sta je kritiek toe en voorkom je ja-knikkers. Zo werk je aan een klimaat waar mensen met elkaar gaan overleggen en elkaar gaan helpen. Bij mij helpt het nederige besef dat we slechts 4,6% van alle materie kennen, de overige 95,4% daar hebben we (nog) geen idee van.

6 Zorg voor 2/3 gemeenschappelijkheid en 1/3 volgende stap.
Even naar de definitie van communicatie die ik ook hanteer, afkomstig van Gisela Redeker, hoogleraar aan de R.U.G.: communicatie is het scheppen van gemeenschappelijke betekenis. Nog een keer: communicatie is het scheppen van gemeenschappelijke betekenis.  Dit scheppen, creëren, moet ter plekke gebeuren, zender en ontvanger(s) moeten dat samen doen. Samen willen doen, ook dat. Echte communicatie is heel constructief, heel verbindend. Het is bevestigen, erkennen, waarderen van de luisteraar, de ontvanger, jou als lezer. Samen herkennen.

Zenden werkt alleen als je echt voortdurend aan het checken bent of je nog wel samen op dezelfde reis bent en samen geniet. Als dat zo is, dan kun je weer samen een volgende stap maken.